La factura electrónica. ¿Qué beneficios aporta a mi empresa?

septiembre 26, 2023

La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, que se publicó en el BOE el 29 de septiembre del año pasado, pretendía impulsar el crecimiento de las empresas españolas y luchar contra la morosidad en las relaciones comerciales mejorando la transparencia en las transacciones, con iniciativas como la introducción de la factura electrónica obligatoria para todos los intercambios entre empresarios y profesionales.

Sin embargo, como el plazo para la obligatoriedad de usar la facturación electrónica aún no se ha hecho efectivo todavía son muchas las empresas que siguen realizando la facturación en papel o con herramientas que están diseñadas para el tratamiento de datos, pero no para las tareas de facturación, como pueden ser Excel o Word.

Para empezar a valorar las ventajas que la introducción de la factura electrónica puede aportar a una empresa hay que empezar por definir:

¿Qué es una factura electrónica?

Según establece el Ministerio de Hacienda y Función Pública una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario y de cumplir con los requisitos de cualquier factura, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

La legibilidad de la factura.
La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

Beneficios que la introducción de la factura electrónica puede aportar a tu empresa.

Incremento de la productividad y la eficiencia.

Al realizar las tareas administrativas a través de una aplicación informática diseñada para este fin, se automatizan los procesos mejorando el flujo de trabajo y evitando los errores humanos, lo que permite a los empleados enfocarse en otras tareas más productivas. Además, al contar con un sistema automatizado de facturación es posible realizar un seguimiento más eficiente de la cartera de cobro. La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.

Seguridad en los datos.

Cuando se archivan los documentos en formato papel existe la posibilidad de que se produzca alguna pérdida o de que el papel se deteriore con el paso del tiempo. Además, con la implantación de la facturación electrónica toda la información quedará registrada en formato digital, por lo que, en caso de desastre, como puede ser un incendio, todos los datos quedarían resguardados a través de las copias de seguridad realizadas.

Además, entre las ventajas de la factura electrónica también está el incremento de la seguridad a la hora de enviar tus facturas. Normalmente, los programas de facturación usan redes privadas y tienen protocolos específicos como AS2, FTPS, Web Services o Value Added Network. También habrá menos posibilidades de que hackeen o dupliquen tus facturas para una posible estafa o fraude. Para evitarlo está la firma digital, que garantiza la autenticidad, veracidad, el origen e integridad de las facturas.

Adaptabilidad a los cambios legales.

Los softwares de facturación están en continua actualización para adaptase a la normativa legal, lo que te permitirá cumplir con la normativa fiscal en el menor tiempo posible y de la manera más segura y eficaz posible.

Visualización de los datos en tiempo real.

Disponer de todos los datos de la empresa centralizados en una aplicación te permitirá disponer de la información en tiempo real, lo que aumentará la rapidez en la toma de decisiones, ya que todas las actividades que anteriormente se desarrollaban de manera manual, ahora se realizan de forma automática, reduciendo de forma significativa la posibilidad de errores en la obtención de los datos asociados al error humano.

Ahorre de costes directos.

La eliminación del papel y de procesos de impresión, envío y almacenamiento se traduce en un ahorro casi del 90% con respecto a la factura tradicional.

El cambio hacia la digitalización debe verse como una nueva oportunidad de crecimiento para tu empresa y no como una amenaza. Ten en cuenta que el cambio va mucho más allá de realizar cambios de software y equipos tecnológicos, la digitalización implica una transformación en la cultura organizacional de tu empresa.

En Lukap Informática tenemos las herramientas y el conocimiento necesario para ayudarte en este cambio, además somos Agentes Digitalizadores Autorizados del Kit Digital.