Tomar la decisión de automatizar las tareas para reducir el tiempo que le dedicas a los procesos administrativos, que no aportan valor, es el primer paso hacia la transformación digital de tu negocio.
En Lukap Informática nos encontramos a diario con empresas que están dispuestas a transformar la cultura organizacional de su empresa, para adaptarse a la digitalización de sus procesos, con la finalidad de aumentar la rentabilidad a través de la eficiencia empresarial.
En este post, te contamos el proceso de implantación de un sistema de gestión de reservas en un cliente real que contrató nuestros servicios para mejorar sus procesos internos. Incluye las fases de análisis de la situación inicial y definición de objetivos, la propuesta tecnológica, la valoración económica y el plan de continuidad.
El primer paso de todo proyecto es analizar a qué se dedica la empresa, en que situación se encuentra actualmente, y cuáles son las mejoras que se pretenden conseguir con el proyecto.
En el caso que abordamos en este post, nos encontramos con una empresa que ofrece servicios de ocio turístico, en el que se incluyen excursiones en barco y actividades acuáticas. Es una empresa que no cuenta con presencia en internet y que realiza toda su actividad telefónicamente o de manera presencial en sus oficinas. La facturación la realizan a través de plantillas de Excel, cuyos datos deben introducir manualmente en la aplicación de contabilidad que utilizan.
Una vez analizadas las necesidades de la empresa, se establece que el principal objetivo es ofrecer una solución para la gestión de reservas y facturación de la actividad comercial, que permita automatizar los procesos administrativos y eliminar las barreras físicas del negocio, abriéndolo al mundo digital. Se establece, por tanto, que los requerimientos que se necesitan en este proyecto serán los siguientes:
Página Web Corporativa
Es necesario la creación de una web corporativa donde aparezca información, publicidad, ofertas y que desde la misma se pueda tener acceso al portal de reservas.
Portal de reservas
Desde el portal de reservas es necesario poder realizar la contratación de los servicios y actividades que ofrece la empresa, controlar el aforo disponible, la facturación y el pago.
Turoperadores
Es necesario controlar las ventas realizadas por los turoperadores. Se plantea un portal privado de reservas en la nube accesible desde cualquier dispositivo móvil.
Pasarela de pago
Desde portal de reservas es necesario incluir una pasarela de pago con tarjeta y paypal.
Sistema de Checking
Es necesario ofrecer una solución para realizar el proceso de cheking de los visitantes.
Multi-Idioma
Al ser un entorno turístico el sistema debe disponer de una funcionalidad multi-idioma que incluya el castellano, el inglés y el alemán.
Integración ERP
Es necesario que todas las ventas realizadas a través del portal se integren con un sistema ERP de facturación y contabilidad.
Cumplimento LOPD
Al recopilar datos personales del usuario en el proceso de reserva y facturación es necesario incluir en el proyecto la Ley de Protección de Datos.
Una vez establecidos todos los hitos del proyecto se plantea el desarrollo de una página web corporativa utilizando el CMS WordPress, el desarrollo de una solución web responsiva para la plataforma de reservas, un servidor cloud, utilizar la plataforma REDSYS como pasarela de pago y una solución de ERP como software de facturación y contabilidad.
WordPress
Hemos elegido esta plataforma para la Página Web Corporativa por la agilidad de diseño y la cantidad de herramientas que ofrecen para conseguir una web funcional.
Desarrollo a Medida
Dadas las necesidades específicas planteadas en el sistema de reservas no creemos que exista en el mercado una solución que cubra todas ellas, por esta razón planteamos un desarrollo a medida.
Solución ERP
Esta solución tiene como ventaja un potente sistema de integración a través de API´s que nos permitirá conectar la facturación del portal de reservas con contabilidad de ERP. Además, ofrece una serie de herramientas a nivel de gestión y análisis que ayudará a controlar la rentabilidad de la empresa.
Servidor Cloud
Para intentar garantizar el funcionamiento del portal de reservas y evitar interrupciones en el servicio proponemos un servidor en la nube.
Plataforma REDSYS
Elegimos la plataforma REDSYS, porque es el número uno nuestro país.
Junto con la propuesta tecnológica se le envía al cliente el coste de la inversión que debe realizar para poner en marcha el proyecto, desglosando los costes por cada propuesta realizada, con el objetivo de que éste pueda valorar el coste individual de las soluciones aportadas.
En Lukap Informática entendemos que todo cambio debe seguir evolucionando para adaptarse a los cambios que puedan surgir en el futuro, por lo que ofrecemos al cliente un plan de continuidad que garantice el funcionamiento y la evolución del proyecto, por eso planteamos un sistema de mantenimiento con incluye:
Servicio Postventa
Le ofrecemos un soporte online para ayudarle siempre que lo necesite y un conjunto de servicios para sacar el máximo partido a tus soluciones.
Revisiones Preventivas
Todos los meses planificaremos una revisión de todos los sistemas para evitar posibles incidencias antes de que sucedan.
Copias de Seguridad
Realizaremos la configuración y seguimiento diario de la realización de las copias de seguridad para poder restaurar el sistema en caso de un desastre.
Adaptación Cambios Legales
Planificaremos con antelación las modificaciones necesarias ante cualquier cambio legal que pueda afectar al proyecto, como por ejemplo la nueva facturación electrónica que se implantará en 2025.
Evolución Tecnológica
Las herramientas utilizadas en el proyecto se irán actualizando y además se podrá valorar la inclusión de alguna una nueva tecnología que pueda aportar valor.
La gestión de la morosidad es un desafío constante al que se enfrentan diariamente las empresas, el impago de deudas puede tener un impacto significativo en la salud financiera de la organización afectando a su liquidez y a su capacidad de cumplir con sus propios compromisos de pago
Con la filosofía de mejorar la productividad de las empresas desarrollando soluciones de software que permitan a las pymes simplificar y automatizar procesos nació Lukap 365, una suite de herramientas 100% online y conectada a tiempo real con aplicaciones de facturación y contabilidad que nos ha permitido, además de ofrecer a nuestros clientes esta nueva solución, mejorar nuestros procedimientos internos.
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