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Diferencias entre IMAP, POP y EXCHANGE

Hoy en día, pese a que los servicios de mensajería instantánea como por ejemplo WhatsApp tienen un peso en nuestra sociedad gracias a la inmediatez de respuesta que nos proporciona, ha bajado el uso del correo electrónico, aunque sigue siendo el sistema principal por el cuál las empresas se comunican en la actualidad.

Para ello, las empresas utilizan servicios de correos electrónicos, los cuales cuentan con diferentes protocolos como pueden ser IMAP, POP3 o Exchange. Se basa en un conjunto de normas y estándares que rigen la interacción y el intercambio de información a través de los servidores de correo.

La mayoría de empresas cuentan con un dominio propio en internet, de esta manera pueden enviar correos electrónicos corporativos, de tal forma que los correos se mostrarían por poner un ejemplo: info@tuempresa.com.

Para acceder a dicho correo electrónico, además de poder acceder vía webmail, a través del propio navegador de internet en la página de nuestro proveedor de correo, se puede acceder a través de aplicaciones de gestión de correo instalados en los equipos como el Outlook. Para ello, es necesario elegir un tipo de protocolo y configurarlo en el dispositivo.

Por lo que debemos conocer muy bien las ventajas y desventajas de cada tipo antes de decantarnos por alguno, ya que es la herramienta más utilizada en el día a día de las empresas y esto marcará la diferencia en tu productividad.

POP3

Sus siglas significan Protocolo de oficina de correos y el número viene dado por la versión actual. Es el protocolo más antiguo de todos y su principal utilidad se basa en que no necesita conectarse constantemente al servidor para recibir correos. Lo hace de forma intermitente para utilizar la menor cantidad posible de datos y conexiones. En la época que internet estaba limitado era la mejor opción.

Con este protocolo, se crean carpetas locales en el dispositivo que tiene instalado el correo con los mensajes de correo electrónico y se eliminan los originales del servidor. Dependiendo del proveedor suelen mantener los últimos 14 días por seguridad.

Las ventajas de este protocolo es que no importa el tamaño de nuestro buzón, gracias a que se almacena de forma local, dependerá de la capacidad del disco del equipo donde está instalado.

Gracias a eso no necesitarás contratar espacio adicional con tu proveedor de correo.

Además, las empresas que quieran controlar que no se pueda acceder a todos los correos corporativos fuera de la empresa, este protocolo es el indicado, ya que en caso de que un trabajador pueda acceder vía webmail, solo podrá ver los correos que aún no se hayan descargado del servidor y no la totalidad del mismo.

La mayor desventaja, es el caso de tener el correo instalado tanto en el equipo como en un smartphone, ya que los mensajes que leas con el móvil seguirán apareciendo como no leídos en el equipo.

Además, las carpetas no se sincronizan, si enviamos un correo desde el equipo no aparecerá en la carpeta enviados del teléfono y viceversa. Lo mismo sucede con los contactos y calendarios.

IMAP

Sus siglas significan Protocolo de acceso a mensajes de internet, y como su nombre indica, trabaja directamente sobre el servidor de correo. Este protocolo se desarrolló años después como alternativa al POP3, ambos tienen similitudes, pero con características diferentes.

El protocolo IMAP es el precursor de la sincronicidad en el correo electrónico porque hasta el momento de su creación, la comunicación era intermitente.

Las ventajas de este protocolo son la accesibilidad del correo desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Como trabaja directo desde el servidor, cualquier cambio será efectiva en todos los dispositivos que accedan a dicha cuenta.

Además, si tu equipo de oficina donde tienes instalado el cliente de correo sufre una avería, lo correos electrónicos no se pierden, ya que están almacenados de forma segura en el servidor de correo contratado tal y como lo dejaste.

La principal desventaja reside en el almacenamiento del servidor de correo que tenemos contratado, ya que de esta manera se llena con facilidad y debemos contratar un aumento de capacidad para guardar tanta información.

Como le pasa al POP3, no se puede sincronizar ni los calendarios ni los contactos.

EXCHANGE

Este protocolo desarrollado por Microsoft tiene el principal objetivo de otorgar funcionalidades avanzadas al uso del correo electrónico todo ello gracias a sus mejoras en la conectividad con las aplicaciones.

Para poder usar Exchange, tanto los servidores de correo como el propio cliente de correo utilizado en nuestro equipo deben tener compatibilidad con el protocolo Exchange ActiveSync que permite sincronizar toda la información.

Aunque es parecido al IMAP, la clara ventaja de Exchange es que permite la sincronización de tus contactos y calendarios, incluso la compartición de los mismos dentro de tu organización.

Además, las cuentas de Microsoft Exchange cuentan con un almacenamiento en la nube y con un tamaño de buzón por usuario de 50 Gigas. Incluso, permiten adjuntar archivos de 150 megas en tus correos.

También aseguran que sus protocolos de seguridad están más avanzados y garantizan un 80% menos de correos SPAM.

La desventaja más notable es el precio, ya que es más elevado que los anteriores. Además de que solamente sincroniza los E-mails más recientes del servidor remoto, de forma que, si no tenemos conexión a internet, no podemos leer los correos más antiguos.

¿Cuál debes elegir?

Todo dependiendo del estilo personal de comunicación de la empresa y de las necesidades del usuario. Cuando quieres tener el mismo correo electrónico instalado en varios dispositivos y que esté sincronizado necesitaras el IMAP, actualmente es el sistema preferido por las empresas.

En caso de querer tener un cliente en un equipo de oficina y poder guardar tus correos electrónicos en la empresa de forma local sin ocupar espacio en los servidores de correo necesitaras POP3.

Y si lo que quieres es poder sincronizar además de los correos, tus contactos y calendarios para organizar tu empresa necesitaras el protocolo Exchange.

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